Introducere
Sedintele sunt in principal intruniri ale personalului unei firme, conduse de un moderator (care poate fi leader si/sau manager) si care au (in majoritatea cazurilor) un scop bine definit si acela nu este de a pierde timpul sau de a sta de vorba si atat.
Daca vreti sa stati de vorba sa vedeti care mai e treaba, iesiti la o bere in afara programului.
La sedinte mai pot participa si persoane din afara firmei care au rolul de consultant. Sunt persoanele care vorbesc mult, voi ascultati si ii platiti o groaza de bani pentru ce spun. Despre ei, vom vorbi mai pe larg alta data.
Scopul sedintelor
Scopul sedintelor este de a clarifica lucrurile, de a obtine solutii la probleme.
Sedintele au doua scopuri principale:
- sedinte pentru a face un comunicat oficial si acesta trebuie transmis intr-un asemenea cadru.
- sedinte pentru a obtine solutii la o problema sau pentru dezbateri (brainstorming, dezbateri argumentate, aflarea unor probleme si solutionarea lor, etc)
Eficienta sedintelor
Ce face o sedinta eficienta? Un raspuns imediat, fara a presupune prea multa stiinta: o sedinta eficienta este o sedinta care si-a atins scopul. Mai puteam da si o definite tautologica, sedinta eficienta e o sedinta in care suntem eficienti, iar daca suntem eficace e mai bine.
Dar ce inseamna de fapt acest lucru?
S-a constatat conform statisticilor ca peste 50% din timpul alocat unei sedinte este timp pierdut. Daca mai mult de jumatate din timp, stam de vorba degeaba sau doar ascultam lucruri inutile, de ce mai tinem sedinta? Cine sunt responsabilii pentru pierderea de timp? De ce sedintele nu duc la masuri si la rezolvarea problemelor?
Un raspuns este:
- participanti care comenteaza sau se impotrivesc evolutiei sedintei (carcotasii)
- intreruperi (iese cate unu sa vorbeasca la telefon, suna un telefon – apropo, folositi modul silent, mai intra secretara sa il cheme pe X, mai intra vre-un client care cauta toaleta, s.a.m.d.)
- conflicte neproductive (se ajung la dispute de genu: Real Madrid e mai tare ca Chelsea)
- conditii neprielnice desfasurarii sedintei (tehnice, spatiu, zgomot, etc.)
Conducatorul sedintei rezolva aceste probleme inainte de a incepe.
Legat de desfasurarea sedintei, vom prezenta mai jos cateva capitole.
Necesitatea unei sedinte
Inainte de a organiza o sedinta, trebuie analizata necesitatea ei. Multe sedinte, pur si simplu, nu merita timpul alocat. Intalnirile regulate ale personalului care s-au tinut dintotdeauna, sau sedinte tinute pentru a impartasi luarea unei decizii (uneori chiar minore), au ca rezultat pierderea timpului de catre toti participantii. O sedinta trebuie sa aiba loc atunci cand este necesara. Daca exista o alta modalitate de a comunica o informatie, si are cam acelasi efect, folositi-o.
Inainte de a hotari faptul ca la ora 11.00, miercuri, vom avea sedinte, incercati sa explorati si alternativele,
iar daca o alternativa este mai buna sau la fel de buna, mergeti pe acea cale.
Agenda unei sedinte
Scopul unei sedinte ar trebui definit clar si comunicat participantilor inainte de a incepe.
Acest lucru este cel mai bine indeplinit de o agenda.
O tehnica, este sa se puna punctele agendei, sub forma unui formular / sondaj:
In loc de “distributia responsabililor pentru Programul X/Analiza Y / proiectul Z”, reformulati:
“- Pentru ce ati vrea sa fiti responsabil in cadrul …….”.
Incercati sa obtineti cat mai multe informatii inainte de a avea loc sedinta. Daca fiecare participant, cunoaste subiectul si scopul sedintei, si reusiti sa ii focusati pe subiect, v-ati asigurat o buna parte din reusita. Agenda trebuie distribuita tuturor participantilor, si trebuie alocat un timp minim pentru ca acestia sa o studieze si sa isi faca temele, macar sumar.
De asemenea, participantii trebuie anuntati din timp, pentru a-si putea organiza agenda astfel incat sa fie prezenti. Daca la ora 09.00 ii transmiti ca la 11.15 are sedinta, este foarte probabil ca el sa nu poata sa fie prezent sau sa se grabeasca, sa aiba lucruri mult mai stringente, nu va cunoaste agenda, nu are timp sa se pregateasca… puteti sa trageti si singuri concluziile legate de consecinte.
Participanti
Ganditi-va bine la cei care o sa participe. In loc sa chemati pe toata lumea, cel mai bine afisati un anunt vizibil, in care mentionati data, ora, subiectul/subiectele, lista de invitati si o formulare de genul:
“Va rugam veniti daca aveti nevoie de informatie sau doriti sa luati parte la discutii. Oricum o sa primiti in scris un sumar al celor discutate si concluziile trase, impreuna cu un rugamintea de a va exprima comentariile.”
Doar cei care sunt necesari ar trebui sa participe la sedinte. Daca o persoana este necesara pentru a-si exprima opinia / punctul de vedere in cadrul unui singur punct din cadrul sedintei, aceasta ar trebui sa fie prezenta, doar cand acest punct al discutiei este atins. Participantii care nu sunt necesari, pierd timpul tuturor. Cu cat grupul este mai mare, cu atat mai multe intrebari irelevante vor aparea, destul de des, doar de dragul aparentelor, pentru a-si face marcata prezenta. In orice caz, un numar mare de participanti, ingreuneaza procesul de comunicare, si face ca incheierea discutiei sa fie greu de atins.
Spatiul destinat desfasurarii sedintei
Locul unde se desfasoara sedinta este un factor important. Nu e tocmai un lucru bun sa tii o sedinta pe un santier, sau intr-un loc cu gemul deschis si afara oamenii cu ciocanul rotopercutor care sparg cimentul. Alte idei de spatiu nerecomandat: camera cu ecrane lcd cu proiectii de filme sau tv, un bar, o camera cu pereti din sticla, care nu sunt opaci si intr-o camera alaturata este departamentul HR si se recruteaza o noua secretara, si lista poate continua.
Criteriile pentru a alege locatia sunt:
- loc confortabil
- fara zgomot sau alte distractii
- echipamentele necesare (videoproiector, laptop, display-uri) sa fie disponibile si in stare de functionare (testate inainte de a incepe sedinta).
Unde sta moderatorul? Ei bine, asta depinde de tipul sedintei, depinde de pozitia care vrea sa o aiba: una dominanta sau alege o abordare orizontala, toata lumea la acelasi nivel.
In cazul unei sedinte de brainstorming este recomandata o asezare circulara; daca persoana care conduce sedinta are o pozitie dominanta va descuraja feedback-ul si raspunsurile necesare. Daca totusi nu dispuneti de o sala cu o masa rotunda, atunci, acesta trebuie sa se miste de la masa, si sa stea cat mai in spate, impulsionand participantii prin comunicarea cu acestia (atentie la a nu-i descuraja prin ce spuneti).
Daca scopul sedintei este de a informa, conducatorul sedintei trebuie sa aiba o pozitie dominanta (in spatele unui birou sau in capul unei mese de sedinta). Daca este o informare scurta, discutia se poarta in picioare. Astfel participantii nu devin relaxati si sunt atenti la ce li se comunica. De asemenea mesajul se va comunica rapid, energic si eficient.
Timpul
In legatura cu timpul, exista doua aspecte: programarea sedintei (data, ora) si programul sedintei (subiecte, timp alocat pentru fiecare subiect, etc.)
Daca aveti de gand sa programati o sedinta luni (dimineata) sau vineri (dupa masa), incercati sa gasiti alternative. Angajatii nu si-au revenit din mahmureala din weekend, sau sunt prea extenuati de serviciu si abia asteapta sa inceapa weekendul si petrecerea de vineri seara.
Nu programati sedinte dimineata la prima ora. Oamenii nu si-au revenit inca, mai dureaza un pic sa se incalzeasca. Daca exista pauza de masa, programati sedinta inainte de pauza de masa. Oamenii vor fi mult mai dornici sa termine la timp. La fel se poate stabili o sedinta si cu un timp inainte de ora de terminare a programului, oamenii vor dori sa plece la timp acasa; atentie totusi la faptul ca ei pot fi obositi, si nu vor da acelasi randament.
Desemnati un responsabil, care sa se asigure ca toti participantii necesari la sedinta vor veni. Acesta va trebui sa se asigure ca fiecare a primit agenda si informatiile legate de sedinta.
Pentru a incepe sedinta la timp, toti participantii trebuie sa fie prezenti la timp. Daca se intarzie succesiv, la urmatoarele sedinte se va intarzia mai mult.
Fiecare punct al agendei ar trebui sa aiba un interval orar bine stabilit, astfel conducatorul sedintei, va trebui sa ramana la subiect pentru a putea termina la timp. Timpul alocat pentru fiecare subiect, subliniaza importanta acestuia, si descurajeaza discutiile inutile.
Daca se deviaza de la subiect, aduceti-i pe calea cea dreapta, timpul este pretios.
Masuri
La sedinta se vorbeste mult, se pune tara la cale. Daca nu se iau masuri, vorbele raman vorbe. Trebuie sa va asigurati de urmatoarele aspecte: pentru deciziile stabilite, desemnati responsabili, sau desemnati persoane care sa se ocupe de distribuirea taskurilor si urmariti activitatea acestora. Dupa fiecare sedinta este util sa se scrie un follow-up. Pentru sedintele care au cam aceeasi participanti, puteti implementa un sistem de scriere a follow-up-ului prin rotatie. Astfel, toti vor avea un motiv in plus sa fie mai atenti. Daca nu sunt participanti constanti, comunicati la inceput, ca se va trage sa sorti persoana care il va scrie; similar cu ce se intampla la scoala: fii atent ca te pun sa repeti ce am zis, sau te scot la tabla.
In cadrul sedintei ar trebui sa obtineti in acest plan: masurile ce trebuie luate, responsabilii pentru indeplinirea misiunii, intervalul de verificare al progresului, persoanele care verifica progresul, si care este ierarhia: cine raspunde cui. Toata lumea trebuie sa cada de acord in privinta asta si sa inteleaga ce i se cere.
Acum, a avut loc si sedinta, am ales participantii, am avut o agenda stricta, a avut loc si in sala special amenajata pentru o astfel de activitate, am gasit solutii, am decis ce masuri sa luam si cine se ocupa de ele. La fiecare capitol sunt multe de spus, si am incercat sa fiu succint, pentru a trasa in mare, cateva recomandari legate de sedinte. Iau parte la sedinte de vreo patru ani, in diverse posturi. Am avut parte si de sedinte productive si de pierderi de timp. De ceva vreme ma holbez in carti “de specialitate” (K. Blanchard, S. Covey, D. Allan si altii) si corelez ce citesc acolo cu ce se intampla in realitate. Intotdeauna cartile o sa fie carti, sfaturile o sa fie sfaturi, articolele articole. Depinde numai de noi, ce facem, ce masuri luam. Cum ne schimba pe noi faptul ca in cadrul unei sedinte identificam un caz si ne aducem aminte ca poate fi rezolvat asa. Putem sa ignoram sau sa spunem: “hai s-o incerc si pe asta”; sau ne gandim ca trebuie sa organizam o sedinta: cand o programez? cine sa vina? Fiecare trebuie sa luam decizii, si suntem responsabili pentru ele.
Nu am intentionat sa scriu idei si definitii copiate din manuale de management. Definitia unei notiuni, este aceea pe care poti sa o dai singur, nu cea reprodusa dupa un manual. Lucrurile au valoare asa cum poti sa le intelegi nu cum le reproduci.
Va doresc succes la urmatoarea sedinta, indiferent de rolul pe care il ocupati!
.
